Digitalisoituvat työprosessit – kohti uutta toimintamallia ja osaamista

Työ tehdään yhä useammin erilaissa verkostoissa integroituneiden tietojärjestelmien avulla. Diverty-hankkeessa halusimme ymmärtää niitä haasteita ja mahdollisuuksia, joita järjestelmien käyttöönottoon, osaamisen kehittämiseen ja yhteistyöhön tällaisessa ympäristössä liittyy. Tuotimme välineitä tukea järjestelmien tehokasta käyttöönottoa ja sujuvaa käyttöä.

Digitalisaatiolla tavoitellaan kehittyneisiin tietoteknologisiin ratkaisuihin perustuvia sosiaalisia, rakenteellisia ja liiketoiminnallisia innovaatioita. Siis uudenlaisia tapoja organisoida työ, olla yhteydessä asiakkaaseen, kerätä, jalostaa ja jakaa tietoa, sekä luoda uusia tuotteita ja palveluja.  

Uusien järjestelmien käyttöönotto, käyttö ja jatkuva kehittäminen vaativat niin järjestelmien suunnittelijoilta kuin käyttäjiltä kokonaisvaltaista käsitystä järjestelmien avulla toteutetusta organisaatiorajat ylittävästä työstä. On pystyttävä hahmottamaan yksittäisen järjestelmän tietyn toiminnallisuuden ja tiedon merkitys verkoston eri osissa ja järjestelmissä, jotta ajantasaiseen tietoon perustuva yhteistoiminta asiakkaan palvelemiseksi voi toteutua.

Käyttöönottoprosessi on oppimisprosessi

Tuotimme Diverty-hankkeessa osaamisen kehittämisen mallin (OK-mallin) tukemaan integroivien järjestelmien käyttöönottoa. Sen perustana on näkemys, että uuden tietojärjestelmän tehokas hyödyntäminen edellyttää myös toimintatapojen uudelleenarviointia ja kehittämistä. Pelkän järjestelmän käytön oppimisen sijaan tavoitteena on toiminnan uudistaminen yhdessä. Hyvä osaaminen vaatii tietoa järjestelmän ominaisuuksista, järjestelmän käytöstä sekä toimintamallista, jota järjestelmällä toteutetaan.

Uutta vaaditaan myös osaamisen kehittämiseltä. Vaikka perustietoja voidaan opiskella ”koulunpenkillä”, pääosa oppimisesta tapahtuu työssä samalla kun järjestelmää ja toimintaa jatkuvasti hiotaan sujuvammaksi. Kyseessä on pitkäaikainen prosessi, jossa on rinnakkain suunniteltava ja opeteltava uuden työvälineen ominaisuuksia, käyttöä, uusia työprosesseja ja käytäntöjä. Parhaimmillaan tämä tapahtuu osallistuvasti alusta alkaen: henkilöstö tutustuu yhdessä uuden järjestelmän ominaisuuksiin, hahmottaa niitä hyödyntävää uutta toimintamallia ja työprosesseja, ja työkokemuksensa perusteella ehdottaa järjestelmään ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, joita uusissa työprosesseissa eri vaiheissa tarvitaan. Näin rinnakkainen oppiminen ja kehittäminen ruokkivat toisiaan ja varmistavat, että uusi järjestelmä tukee uudenlaista työtoimintaa.

Yhteiskehittämällä järjestelmät hyötykäyttöön

Tärkeää on ymmärtää järjestelmät aina tavalla tai toisella keskeneräisiksi ja kehittyviksi. Siksi kannattaa alusta lähtien suunnitella tavat, joilla toimintaa ja järjestelmiä voidaan jatkuvasti kehittää rinnakkain ja vuorovaikutteisesti yhdessä järjestelmätoimittajan ja järjestelmää käyttävän verkoston kesken. Tarvitaan sovittuja rakenteita ja käytäntöjä yhteiseen ongelmien ratkaisemiseen ja ideointiin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi järjestelmätoimittajan ja käyttäjien säännölliset palaverit, joissa käsitellään järjestelmän käytön ongelmia ja uusia työssä ilmenneitä tarpeita järjestelmän ominaisuuksille.

Jatkuvaa oppimista ja kehittämistä on siis pidettävä tietoisesti yllä koko verkostossa. Järjestelmäuudistuksissa kannattaa muistaa: järjestelmän hyödyt toteutuvat vasta, kun toimintatapa ja järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet kohtaavat.

Kiitokset Divertyn osallistujille!

Diverty-hankkeessa tutkittiin järjestelmien aiheuttamia muutoksia verkoston työssä ja vaikutuksia työn sujuvuuteen ja mielekkyyteen. Hankkeessa tuotettiin järjestelmän, sen käytön ja toiminnan rinnakkaisen jatkuvan kehittämisen malli ja välineitä. Tuloksena syntyi tieteellisiä julkaisuja, blogeja, raportti ja Järjestelmät hyötykäyttöön -opas. Kiitos kaikille Divertyyn osallistuneille organisaatioille, yrityksille ja työntekijöille arvokkaasta panoksestanne!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *