5 vinkkiä järjestelmän koulutukseen ja käyttöönottoon

Digitalisaatio ja tietotekniset välineet vaikuttavat yrityksen koko toimintamalliin: ne sekä mahdollistavat että edellyttävät uutta työnjakoa, uudenlaisia prosesseja ja uusia työkäytäntöjä. Miten voidaan tukea sitä, että käyttäjät – eli henkilöstö – alusta saakka ymmärtävät myös uuden toimintamallin ja saavat järjestelmän hyödyt käyttöön? Diverty-hankkeen kokemuksista kiteytimme viisi vinkkiä onnistuneeseen järjestelmän koulutukseen ja käyttöönottoon.

1) Aloita toimintamallin muutoksesta

Mikä on se uusi toimintamalli, johon pyritään? Diverty-hankkeen yrityksissä aloitettiin pohtimalla uuden järjestelmän tuomia työnjaon ja toimintatavan muutoksia. Samalla pohdittiin myös sen muita vaikutuksia käytännön työhön, vaikka itse järjestelmä ei ollut vielä valmis. Uuden toimintatavan periaatteet kytkettiin järjestelmän käyttöön. Esimerkiksi aiempi ”paras arvaus” ja sen tarkentaminen jälkeenpäin täytyy korvata ”kerralla oikein” -periaatteella, sillä oikea ja täsmällinen tieto on integroitujen järjestelmien toiminnan perusedellytys. Automatisoidut toiminnot levittävät tiedot nopeasti eri prosesseihin. Virheiden korjaaminen on vaikeaa ja aiheuttaa paljon lisätyötä. Toimintamallin yhteinen ymmärrys on perusta myös välineen hallinnalle ja yhtenäisille työtavoille.

2) Selvennä järjestelmien yhteyksiä ja vaikutuksia

Mikä on järjestelmäkokonaisuus ja miten tiedot liikkuvat järjestelmien välillä? Kaaviokuva kokonaisuudesta ja toisiaan päivittävien järjestelmien automatisoiduista yhteyksistä auttaa jäsentämään, millaisia työvaiheita milläkin järjestelmällä tehdään, ja mihin järjestelmään mitkäkin tiedot on päivitettävä. Esimerkiksi, jotta asiakas saa oikean tuotteen tai palvelun, pitää tietää mihin järjestelmään tai sen osaan annetaan asiakastiedot, mihin taas tuotetiedot. Kaavio ei kuitenkaan yksin riitä! Kun järjestelmän käyttöä harjoitellaan käytännössä, tärkeää on palauttaa mieleen järjestelmien yhteydet, automatisoidut prosessit ja erikseen lähetettävät tiedot.

3) Kuvaa työprosessi ja kytke järjestelmän käyttö siihen

Miten järjestelmää käytetään työprosessin eri vaiheissa? Uusi järjestelmä voi muuttaa myös vastuita ja työnjakoa. Oppimista tehostaa, jos järjestelmän koulutuksessa edetään työprosessin mukaisesti, ja vaihe vaiheelta täsmennetään, kuka, miten ja mitä tietoja syöttää järjestelmään, tai miten järjestelmän tietoja juuri tässä työvaiheessa hyödynnetään. Huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti siihen, mikä muuttuu tehtävissä tai järjestelmän käytössä. Näin uusi toimintamalli tulee tutuksi, toiminta muovautuu hyödyntämään järjestelmän ominaisuuksia, ja yksittäiset tekniset tehtävät (kuten tietojen syöttö) kytkeytyvät osaksi työprosessia.

4) Uusi järjestelmä tarvitsee opastajia

Kuka tukee toimintatapojen muutosta ja opastaa järjestelmän käytössä? Järjestelmän käyttöönotto muuttaa arkea – siksi myös opastajien on tunnettava työn arki. Isoimmissa yrityksissä ja hankkeissa saatetaan tarvita erikseen muutosorganisaatio, jonka tehtävä on johtaa toimintamallin muutos ja kytkeä yhteen uudet toimintatavat ja järjestelmän käyttö. Järjestelmän käyttöönottoa tukevat erityisesti avainpelaajat, eli syvällisesti koulutetut opastaja-kollegat. He pystyvät kertomaan, mikä kunkin työssä muuttuu ja miten järjestelmää käytännön työtilanteissa käytetään.

5) Jatka käytön ja järjestelmän kehittämistä

Mikään ei ole kerralla valmis – ei toimintamalli, ei järjestelmä, eivätkä käyttötavat. Uudistuva arki nostaa jatkuvasti esille uusia tarpeita, jolloin järjestelmän ominaisuuksia on kehitettävä edelleen. Toisaalta järjestelmän päivitykset ja uudet toiminnallisuudet voivat tehostaa prosesseja ja automatisoida kokonaisia työvaiheita. Kehittämiseen tarvitaan monta näkökulmaa: eri käyttäjien ja järjestelmätoimittajan vuoropuhelua. Esimerkiksi kirjanpidossa parasta ratkaisua ostolaskujen maksatuksen hoitamiseen etsivät kirjanpitäjä, asiakas ja järjestelmätoimittaja yhdessä. Kokeilemalla löydetään ratkaisu, jossa paikalliset käyttötavat ja järjestelmän yleiset ominaisuudet yhdistetään joustavasti ja räätälöidysti. Joskus arjen tarpeet voivat johtaa innovatiivisiin järjestelmäominaisuuksiin, ja järjestelmän mahdollisuudet innovatiivisiin toimintaprosesseihin!
Järjestelmäuudistuksissa kannattaa muistaa: järjestelmän hyödyt toteutuvat vasta, kun toimintatapamuutos on tapahtunut.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *