Keskustelu edistää digitalisaatiota

Digitalisaatio muuttaa työn tekemistä. Työterveyslaitoksen toteuttamassa Diverty-hankkeessa tutkitaan järjestelmien aiheuttamaa muutosta työn tekemisessä. Digitaalisuus näkyy useimmilla työpaikoilla ja luo keskustelua siitä, mikä toimii ja mikä ei. Keskustelu on hyvä asia: sen avulla päästään käsiksi ongelmakohtiin, mutta myös löydetään järjestelmän mahdollistamia hyötyjä omaan työhön ja opitaan toinen toisiltaan.

Muutosten kokeminen

Jatkuvat muutokset koetaan työhyvinvoinnin kannalta joko positiivisena tai negatiivisena. Kokemukset riippuvat pitkälti siitä, miten muutostilanteita johdetaan ja hallitaan työpaikalla. Heikosti johdetut muutokset aiheuttavat työntekijöiden keskuudessa sekaannuksia ja epäselvyyksiä, mikä vie ylimääräistä aikaa ja sitä kautta aiheuttaa kiireen tunnetta, kun työ ei suju. Toisaalta muutosten voidaan kokea tuoneen selkeää parannusta työhön, mikä puolestaan motivoi ja innostaa työntekijöitä.

Muutokset vaativat uuden opettelemista. Kun työntekijät jakavat oppeja yhdessä, he pystyvät hyödyntämään digitalisaatiota ja tietojärjestelmiä paremmin ja ehkä jopa keksimään uusia tapoja järjestelmän käyttöön.

Hyvin suunniteltu ja viestitty muutos

Ennen kuin digitaalisten välineiden ja järjestelmien tuoma muutos näkyy ja tuntuu järjestelmän käyttäjien työssä, on niiden käyttöönottoa ja suunnittelua tehty jo hyvissä ajoin. Järjestelmän tarpeiden ja toiminnallisuuksien määrittäminen, miten käyttöönotto tapahtuu sekä miten järjestelmä toimii, ovat suunniteltuja asioita.

Digitalisaation, niin kuin minkä tahansa muutosten yhteydessä, tulisi panostaa viestintään, jotta työpaikalla ollaan hyvissä ajoin tietoisia, mitä tapahtuu. Hyvin toteutettuna jo suunnitteluun on liittynyt tiedottamista myös niille työntekijöille, jotka järjestelmää tulevat jatkossa käyttämään: mitä muuttuu, koska muutos tapahtuu, mitä itseltäni vaaditaan, jne. Onnistunut viestintä luo pohjan muutoksen positiiviselle kokemiselle, kun taas rikkonainen viestintä luo epävarmuuden tunnetta ja aiheuttaa turhaakin kritiikkiä järjestelmää kohtaan. Muutos ja uuden toimintatavan opettelu vievät väistämättä aikaa, joten sitäkään ei suunnittelussa ja viestinnässä voi unohtaa.

Yhdessä kehittäminen on vuorovaikutusta

Sen lisäksi, että suunnitellaan järjestelmistä aiheutuvien muutosten viestintä, olisi hyvä sopia etukäteen myös se, miten järjestelmän käyttäjät voivat antaa palautetta ja hyödyntää toistensa kokemuksia. Tämä edellyttää avointa tiedonkulkua sekä ilmapiiriä, jossa voi jakaa sekä onnistumisia että epäonnistumisia. Asioiden jakamista helpottaa, kun viestintäkanava on valmiina. Kanava voi olla sähköinen tai esimerkiksi säännöllinen palaveri käyttökokemuksista.

Kun kokemuksia jaetaan ja kokemusten vaihtoon suhtaudutaan työpaikalla positiivisesti, saadaan luotua ilmapiiri, jossa yhdessä kehittäminen on mahdollista.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *